Городской архив в Николаеве был создан еще 3 мая 1844 года во исполнение указа Николаевского военного губернатора, вице-адмирала Михаила Петровича Лазарева с целью сохранения документов, созданных местными властями. Местонахождение этого архива неоднократно менялось. Однако постоянный процесс накопления документов и увеличение фондов выявили необходимость в выделении для него отельного помещения.
Важным событием в истории архивного отдела и города, стало торжественное открытие 21 августа 2009 года нового помещения по адресу: пр. Мира, 66-а, предназначенного для хранения документов Национального архивного фонда. Это стало возможным благодаря особому вниманию со стороны городского головы Чайки В.Д. и депутатского корпуса к вопросам сохранности архивных документов.
Просторные архивохранилища (площадью 328 кв. м) оснащены в полном соответствии с техническими требованиями, необходимыми для хранения документов.
Для самостоятельной работы граждан с документами оборудован читальный зал, в который ежегодно приходит до 150 пользователей.
Основной состав документов – это решения коллегиальных органов, приказы и распоряжения должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций. Это документы, отражающие деятельность перечисленных органов, а также содержащие исторические факты из жизни и развития города.
Как сообщили “МедиаИнфо” в отделе информационного обеспечения Николаевского горсовета, сегодня в архивном отделе хранятся 86 фондов (14 813 дел). Ежегодно работниками отдела выдаются до 1000 архивных справок.
К особой категории относятся документы по личному составу. В период существования СССР, когда все предприятия и организации были государственными, с хранением документов не возникало особых проблем. Каждое предприятие самостоятельно хранило свои документы. Велось стандартное делопроизводство, использовались строго установленные и единые для всех формы документов. А процедура получения сведений для начисления пенсии была простой и понятной. Человек мог обратиться в архивное подразделение или отдел кадров на предприятие, в котором он работал, и получить необходимый документ.
С переходом к рыночной экономике, появлением новых форм собственности, активным образованием крупных и малых частных фирм, внутренняя деятельность которых практически не могла контролироваться со стороны государства, остро встала необходимость в учете и сохранении документов, накопленных за время их деятельности. Ведь новые собственники зачастую совершенно не задумывались, какие проблемы создадут в будущем для своих работников. Такие явления как зарплата в конвертах, брошенные на произвол документы, безграмотное ведение документации, незнание основ делопроизводства и т.п. повлекли за собой ряд негативных последствий. В результате многие люди, работавшие в тот период, не могут подтвердить ни стаж работы, ни размеры фактической заработной платы либо из-за утраты, либо из-за неправильного ведения учетных документов. Сегодня они могут рассчитывать лишь на минимальную пенсию.
В таких условиях необходимость обеспечить сохранность документов ликвидированных предприятий приобрела социально-правовой характер.
Вначале документы передавались на хранение в архивные отделы соответствующих советов или районных администраций. Но для кардинального решения проблемы в 1998 году коллегия Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины приняла решение о создании трудовых архивов.
Одним из первых такой архив был создан именно у нас, в Николаеве, в 2001 году, опять-таки благодаря пониманию городским головой и депутатами необходимости защиты прав и интересов граждан в данной сфере. Для архива по личному составу были выделены помещения общей площадью более 200 кв. м по адресу: ул. Московская, 13, и утвержден штат сотрудников.
Задача архива – прием, учет, хранение и использование документов по личному составу ликвидировнных предприятий, учреждений, организаций различных форм собственности, которые находятся на территории Николаева. На хранение в этот архив принимаются документы, которые обеспечивают социально-правовую защиту граждан: приказы и распоряжения о приеме, переводе, увольнении с работы, личные дела сотрудников, лицевые карточки работников и лицевые счета, сведения о начислении заработной платы.
Работа архива начиналась с 24-х фондов (5637 дел), переданных Государственным архивом Николаевской области. Сегодня в архиве по личному составу хранится 566 фондов с количеством дел более 20 000. Ежегодно выдается около 1200 архивных справок.
Люди обращаются в этот архив по разным вопросам: за подтверждением трудового стажа (в том числе в военные годы), стажа для назначения пенсии на льготных условиях или за выслугу лет, за подтверждением размера заработной платы.
Идет время, меняются традиции и устои, огромный прорыв сделан во многих отраслях науки, но, как и в беспокойные 90-е минувшего века, мы сталкиваемся с одними и теми же проблемами. До сих пор встречаются случаи безответственности и грубого игнорирования норм закона, призванного защищать наши с вами права.
Свидетельством может служить печальная история документов хорошо известного в городе бывшего завода «Кристалл». Год назад при ликвидации предприятия, созданного в свое время на базе этого завода, документы по личному составу были просто брошены. Нарушены права и законные интересы даже не сотен, а тысяч людей, которые там работали. Конечно, благодаря усилиям органов местного самоуправления и исполнительной власти, проблема сохранности документов практически решена. Но возникает вопрос: почему сегодня городской бюджет должен выделять средства (почти 100 000 грн.) на выполнение действий, которые законом прямо возложены на конкретных уполномоченных лиц, – на тех, кто проводил процедуру ликвидации завода? Ведь эти деньги сегодня могли бы быть использованы на благоустройство нашего родного города.
Придет время, нас не станет, и наша пора, богатая событиями большого и малого значения, отодвинется в прошлое. Ее будут пристально изучать, в ней будут искать ответы на самые разные вопросы. Живых свидетелей наших дней не останется. Где же будут искать сведения о нашем времени? В спокойном, беспристрастном документе, в книге, журнале и газете, в живой личной переписке деятелей наших дней.
Документы, бумаги и переписка, хранящиеся в архивах, являются независимыми источниками знаний для наших потомков. Поэтому прямой долг каждого культурного человека состоит в бережной охране этих документов.
